BCC je veľmi užitočná vec na sledovanie e-mailov. Ak uprednostňujete e-mail, ktorý ste odoslali vo svojej doručenej pošte, zvyčajne na účely jeho sledovania, pridanie vlastnej e-mailovej adresy ako BCC je správna voľba. Ľudia to však pri odosielaní dôležitého e-mailu často prehliadajú, čo vedie k tomu, že zabudnú odpovedať. To môže ľahko viesť k problémom.
Našťastie existuje spôsob, ako automaticky skrytú kópiu pri každom odoslaní e-mailu, čo je spoľahlivý spôsob, ako zabezpečiť, že budete sledovať každý e-mail. Povolenie automatického samočinného kopírovania však nie je v skutočnosti jednoduché. Zahŕňa vytvorenie pravidla v programe Outlook.
Správa pravidiel a upozornení
Automatická skrytá a kópia je veľká vec v programe Outlook. Aj keď si budete musieť stiahnuť nový doplnok pre svoj e-mailový účet v prehliadači, aby ste to dosiahli, Microsoft Outlook vám umožňuje vytvoriť pravidlo. Funkciu pravidiel nájdete v časti Správa pravidiel a upozornení možnosť ponuky v hornej strednej časti obrazovky, v Domov pod kartou pravidlá ikonu.
Kliknite Správa pravidiel a upozornení a uvidíte nové okno, ktoré vám dáva možnosť vytvoriť nové pravidlo. Kliknite Nové pravidlo v ľavom hornom rohu tohto okna. Uvidíte 3 kategórie: Zostaňte organizovaní, Buďte v obrazea Začnite od prázdneho pravidla. Vyberte Použiť pravidlo na správy, ktoré odosielam pod Začnite od prázdneho pravidla kategórii.
Podmienky
V okne Sprievodca pravidlami si môžete vybrať, ktoré e-maily vám budú posielané ako BCC. Napríklad kontrolou s konkrétnymi slovami v predmete možnosti, vytvárate automatické pravidlo BCC pre e-maily s určitými slovami, ktoré spomínate.
Keďže ste to vy, kto odosiela e-mail, môžete použiť túto šikovnú možnosť na automatické triedenie e-mailov. Do zoznamu konkrétnych slov môžete pridať slovo „Následné“ a označiť e-maily, ktoré je potrebné týmto slovom nadviazať.
Existuje aj mnoho ďalších zaujímavých podmienok, ktoré si môžete nastaviť pre svoje e-maily. Ak chcete, aby sa všetky e-maily, ktoré odošlete, ukladali do vašej doručenej pošty ako BCC, stačí kliknúť Ďalšiebez začiarknutia niektorého z uvedených políčok.
Výnimky
Výnimky sú tu v podstate opakom podmienok. Ako ste už pravdepodobne uhádli, práve tu načrtnete situácie, v ktorých sa nachádzate nie chcete zahrnúť seba ako BCC. Môžete postupovať podľa rovnakého príkladu vyššie a použiť okrem prípadov, keď predmet obsahuje konkrétne slová možnosť pridať výnimku. V tomto príklade môžete použiť príkaz „non-follow-up“, ale môže to spôsobiť neporiadok a dokonca aj chybu, pretože následné slová sú už súčasťou vašich podmienok.
Možno ste na tom lepšie s s výnimkou prípadov, keď sú odoslané ľuďom alebo verejnej skupine alebo okrem prípadov, keď sú zaradené do akejkoľvek kategórie výnimky.
Akcie
Tu „naprogramujete“ akcie, na ktoré sa toto pravidlo vzťahuje. To znamená, že tu si vyberiete, čo sa stane s e-mailami, pre ktoré ste nastavili podmienky. Chcete sa uistiť, že e-mail odoslaný vami skončí vo vašej doručenej pošte, ale žiaľ, priama automatizácia príkazov BCC tu neexistuje. To neznamená, že nemôžete napodobňovať BCC.
V prvom rade si vyberte Kópia správy ľuďom alebo verejnej skupine v kroku Akcie v Sprievodcovi pravidlami. Teraz kliknite ľudí alebo verejnej skupiny a zadajte svoju e-mailovú adresu. Takto máte istotu, že odoslaný email, ktorý spĺňa stanovené podmienky, skončí vo vašej schránke. Ak nechcete, aby sa vaša e-mailová adresa zobrazovala verejne v e-mailoch, ktoré odosielate, začiarknite políčko Presuňte kópiu do určenej možnosti priečinka v prvom kroku kliknite na Zadaný priečinok a vyberte svoju doručenú poštu.
BCC vo vašej doručenej pošte
Úprava vlastnej pošty podľa vašich potrieb vám poskytne obrovskú výhodu vo vašej práci. Postará sa o to, aby bola vaša doručená pošta precízne vytriedená a dobrá organizácia je nevyhnutná pri akejkoľvek práci. Samozrejme, Sprievodca pravidlami programu Outlook má viac prípadov použitia ako len nastavenie automatickej BCC. Je však nevyhnutné starostlivo naplánovať veci a uistiť sa, že výnimky a podmienky sa neprekrývajú a že zahŕňajú správne typy e-mailov.
Dobre vytvorené automatické pravidlá BCC vám môžu veľmi pomôcť pri triedení doručenej pošty. Ak to však urobíte zle, môžete zahltiť svoju doručenú poštu a vytvoriť ešte väčší problém, než je ten, ktorý ste sa rozhodli vyriešiť.
Používate v programe Outlook automatickú skrytú kópiu? Ako si to nastavil? Aké výnimky a podmienky využívate a aké ďalšie pravidlá ste vytvorili?