Správa e-mailu môže byť náročná. V pracovnom prostredí je nevyhnutné, aby ste mali organizovanú doručenú poštu, aby ste si zachovali efektivitu. Preplnená doručená pošta môže byť dosť veľkou bolesťou, najmä keď ste nútení prechádzať horami starších e-mailov, ktoré už možno nepotrebujete. Kedysi tieto staršie e-maily mohli slúžiť svojmu účelu, no odvtedy sa zmenili na ďalšie prekážky pri hľadaní konkrétneho e-mailu. Doručená pošta plná nevyžiadanej pošty môže skutočne ubrať z vašej schopnosti spravovať e-mailovú knižnicu, a hoci existuje veľa spôsobov, ako zabrániť tomu, aby sa vaše e-maily dostali na ďalšie zoznamy spamu – odporúčame vám posielať e-maily anonymne – stále musíte vyčistiť staré spamové správy, ktoré sa dostali do vašej doručenej pošty.
Aby ste sa vyhli veľkej spotrebe času, neodporúčal by som pokúšať sa manuálne odstrániť všetky vaše staršie e-maily. Namiesto toho sa vďaka pomoci filtrov budete môcť týchto e-mailov zbaviť oveľa rýchlejšie. Vytvorením filtra môžete odstrániť staré správy na základe zadaného časového rámca. Jediný problém, ktorý vidím pri používaní filtrov, je ten, že sa vzťahujú iba na novo prijaté správy. V budúcnosti môžete použiť filtre, aby ste sa uistili, že k hromadeniu nedochádza už druhýkrát, ale čo s týmito e-mailami, ktoré vám teraz zapĺňajú doručenú poštu?
Automatické odstraňovanie starých e-mailov v Gmaile
Existuje niekoľko vecí, do ktorých by ste sa mali ponoriť, keď príde na to, ako sa zbaviť tých starších, už nepotrebných e-mailov, ktoré trápia vašu doručenú poštu v Gmaile. Prezradím vám, ako nastaviť filtre, použiť ich na budúce použitie a ako sa zbaviť všetkých súčasných starých e-mailov pomocou doplnku Gmail, Email Studio .
Nastavenie vašich filtrov
Prvá vec je prvá, poďme nastaviť váš Filtre .
Začať:
- Prihláste sa do svojho účtu Gmail s požadovanými prihlasovacími údajmi.
- Nájdite ikonu ozubeného kolieska/ozubeného kolesa. To je Nastavenia Gmailu a nájdete ho v pravom hornom rohu okna. Kliknite na túto ikonu a potom vyberte nastavenie z rozbaľovacej ponuky.
- Kliknite na kartu „Filtre“ a potom kliknite na Vytvorte nový filter .
- Do vstupného poľa „Má slová“ zadajte nasledujúce – starší_ako:x kde „x“ je časový rámec správ, ktoré chcete odstrániť. Bude to číslo, za ktorým bude nasledovať písmeno. Nasledujúce písmená sa budú týkať časového rámca. Budete musieť použiť „d“ pre dni, „w“ pre týždne a „m“ pre mesiace. Príkladom by bolo starší_ako:3d ak chcete odstrániť e-maily staršie ako tri dni.
- Ďalej kliknite na Vytvorte filter pomocou tohto vyhľadávania tlačidlo.
- Kliknutím na políčka s označením „Odstrániť“ a „Použiť filter na“ vyplňte začiarknutie.
- Nakoniec kliknite Vytvorte filter aby ste boli svedkami všetkých svojich starších e-mailov na základe dátumu, ktorý ste práve nastavili, presuňte sa z doručenej pošty do priečinka Kôš.
Keď sú správy v Gmaile odstránené, nezmiznú okamžite. Namiesto toho ich nájdete v priečinku Kôš. To znamená, že tieto e-maily sa budú stále započítavať do celkovej kapacity údajov. Ak ich chcete úplne odstrániť, môžete buď počkať, kým ich Gmail po 30 dňoch automaticky odstráni, alebo ich môžete odstrániť teraz sami. Ak chcete vykonať druhý, kliknite na Smeti priečinok a potom kliknite na odkaz Vyprázdnite kôš .
Filter na budúce odstránenie (opätovná aplikácia)
Názov tohto článku sa zaoberá automatickým odstraňovaním. Bohužiaľ, filtre sa nedajú spustiť automaticky. Budete sa musieť vrátiť a znova použiť filter na vašu aktuálnu doručenú poštu.
Opätovné použitie filtra:
- Vráťte sa späť do nastavení kliknutím na ikonu ozubeného kolieska/ozubeného kolieska v pravom hornom rohu okna Gmailu a výberom nastavenie z rozbaľovacej ponuky.
- Kliknite na kartu „Filtre“.
- Keďže ste už predtým vytvorili filter, teraz môžete kliknúť Upraviť , ktorý sa nachádza vedľa tohto filtra. Ak ste predtým vytvorili viacero filtrov, môžete jednoducho nájsť ten, ktorý chcete, pretože sa zobrazia kritériá pre každý filter.
- Kliknite ďalej v sekcii, ktorá sa zobrazí s vašimi kritériami vyhľadávania. Bude to obrazovka podobná tej, ktorá sa objavila pri nastavovaní pôvodného filtra.
- Opäť začiarknite políčko vedľa položky „Použiť filter aj na“.
- Tentoraz filter aktivujete kliknutím Aktualizovať filter . Všetky vaše staršie e-maily, nastavené na určený časový rámec, budú teraz odoslané do Smeti priečinok.
Email Studio
Email Studio prichádza s šikovnou funkciou, ktorá automaticky odstráni všetky vaše staršie e-maily od určitého odosielateľa alebo tie, ktoré sa nachádzajú v konkrétnom priečinku. Zabudovaná funkcia Auto-Purge vám pomôže udržať vašu poštovú schránku Gmail oveľa lepšie organizovanú, čo vedie k efektívnejšiemu pracovnému prostrediu.
Pomocou aplikácie Email Studio môžete archivovať a použiť možnosť „Označiť ako prečítané“ na všetky e-maily, ktoré máte momentálne vo svojej doručenej pošte a sú tam dlhšie ako tri mesiace. Umožňuje vám tiež natrvalo odstrániť všetky e-maily z vášho Smeti a Nevyžiadaná pošta priečinky automaticky po dvoch dňoch. Ako ďalší bonus obsahuje automatické čistenie funkciu odhlásenia e-mailu, ktorá vám môže pomôcť ľahko odstrániť vašu e-mailovú adresu z ktoréhokoľvek z týchto otravných zoznamov správ. Doplnok je tiež schopný oveľa viac, ale mám pocit, že už spomenuté zdôrazňujú presne to, čo potrebujeme pre tento článok.
Základný balík je zadarmo na používanie, ale aby ste z produktu vyťažili maximum, prémiová verzia je ponúkaná za ročnú cenu 29 dolárov. Inovácia vám umožní vytvoriť viacero sád pravidiel čistenia a zahŕňa plánovač e-mailov, odosielateľa a automatickú odpoveď.
Nastavte a povoľte automatické čistenie v Gmaile
Je zrejmé, že prvá vec, ktorú musíte urobiť, je stiahnuť a nainštalovať doplnok Email Studio. Keď to dosiahnete, po otvorení ktorejkoľvek z vašich e-mailových správ v Gmaile uvidíte ikonu E-mailového štúdia vypnutú na pravom bočnom paneli.
Ak ho chcete použiť:
- Otvorte doplnok Email Studio a prihláste sa pomocou svojho účtu Gmail.
- Zobrazí sa zoznam možností. Z týchto možností vyberte nástroj „Čistenie e-mailu“.
- Potom kliknite na Pridať nové pravidlo s cieľom nastaviť pravidlo (podobne ako to, čo ste urobili s Filtre ).
- Nastavenie pravidla má dve časti – budete musieť zadať podmienku a potom akciu. Myslite na „príčina a následok“. Akcia sa spustí po splnení špecifikovanej podmienky.
- Na nastavenie podmienky budete môcť využiť pokročilé parametre vyhľadávania v rámci Gmailu ako napr novší_než alebo has:attachment alebo väčší ako . Použite ich, aby vám pomohli nájsť presnú zhodu s e-mailami Gmail, ktoré chcete Archív , pošlite na Smeti alebo premiestnite do iného priečinka.
- Po vytvorení pravidla kliknite na Uložiť tlačidlo. E-mailové štúdio bude teraz fungovať na pozadí a každú hodinu vykoná kontrolu spustenia a vykoná zadanú akciu, keď e-mail spĺňa podmienky, ktoré sú s ním spojené. Nebudete musieť robiť nič manuálne.