Pridanie podpisu do e-mailovej správy jej dodáva punc profesionality. Vhodením loga a vašich kontaktných informácií získate propagáciu značky inak fádnej korešpondencii. Umožňuje tým, ktorí vás chcú kontaktovať inými prostriedkami, aby tak urobili. Vytvorenie a používanie podpisu v programe Microsoft Outlook je pomerne jednoduchá úloha. Môžete si dokonca vytvoriť viacero prispôsobených podpisov, na ktoré môžete podľa potreby prejsť v závislosti od vašej cieľovej skupiny.
Outlook však pripojí podpis iba k novo odoslaným alebo preposlaným e-mailovým správam. E-maily, ktoré ste odoslali pred vytvorením podpisu, budú stále chýbať. Ak chcete pridať podpis k starším správam, budete musieť prejsť do nastavení Outlooku a zmeniť niekoľko vecí.
Váš podpis môže obsahovať text, obrázky, vašu elektronickú vizitku, logo alebo dokonca obrázok vášho vlastnoručného podpisu. Outlook môžete nastaviť tak, aby sa podpisy automaticky pridávali do všetkých odchádzajúcich správ, alebo si vytvorte svoj podpis a pridajte ho do správ od prípadu k prípadu.
Pridanie podpisu do vašej korešpondencie Outlook
Kroky na úpravu vašich e-mailov pomocou podpisu budú závisieť od verzie Outlooku, ktorú momentálne používate. Existuje proces pre tých, ktorí používajú staršie verzie softvéru (2007 – 2010) a jeden pre novšie verzie (2010+), ako aj pre používateľov Microsoft Office 365.
Začnime s najnovšími verziami.
Verzie Outlooku 2010+ vrátane Outlooku pre 365
Ak chcete vytvoriť nový podpis pre svoj e-mail programu Outlook:
- Kliknutím vytvoríte nový e-mail.
- Kliknite na Podpis a potom Podpisy na karte „Správa“.
- V závislosti od veľkosti okna programu Outlook a od toho, či vytvárate novú e-mailovú správu alebo odpovedáte alebo posielate ďalej, karta „Správa“ a Podpis tlačidlo môže byť na dvoch rôznych miestach. Tlačidlo Signature je však zvyčajne sprevádzané Priložiť súbor a Pripojiť položku v časti „Zahrnúť“ v ponuke „Správa“.
- Na karte „Podpis e-mailu“ vyberte hneď pod políčkom „Vybrať podpis na úpravu“. Nový a pridajte názov pre svoj nový podpis v dialógovom okne „Nový podpis“.
- Hneď pod „Upraviť podpis“ vytvorte svoj podpis v poskytnutej oblasti.
- Okno vám poskytuje možnosť meniť písma, farby a veľkosti písma, ako aj zarovnanie textu.
- Ak chcete do svojho e-mailového podpisu pridať odkazy a obrázky, zmeniť písma a farby a zarovnať text, môžete to urobiť pomocou miniatúrneho panela formátovania v časti „Upraviť podpis“.
- Môžete dokonca vytvoriť robustnejší podpis s odrážkami, tabuľkami alebo okrajmi pomocou programu Microsoft Word na formátovanie textu. Potom ho preneste pomocou jednoduchej kópie ( Ctrl+C ) a prilepiť ( Ctrl+V ) na podpise do poľa „Upraviť podpis“.
- Do svojho podpisu môžete pridať aj ikony sociálnych médií a odkazy, na ktoré sa dotknem neskôr.
- Keď je podpis taký, aký chcete, v časti „Vybrať predvolený podpis“ nastavte nasledujúce možnosti:
- Vyberte e-mailový účet, ku ktorému chcete priradiť svoj podpis, pomocou rozbaľovacej ponuky „E-mailový účet“. Pre každé e-mailové konto, ktoré používate pre Outlook, môžete mať rôzne podpisy.
- Ak chcete, aby sa váš podpis automaticky pridával do všetkých budúcich správ, kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Nové správy“ a vyberte podpis. Ak nechcete, aby bol štandardne nastavený ako automatický, vyberte (žiadny) . Vďaka tomu nebude mať každá nová správa, ktorú odošlete, žiadny podpis, vrátane tých, ktoré boli preposlané a na ktoré ste odpovedali.
- Ak chcete, aby sa podpis objavil vo vašich správach, na ktoré odpovedáte a posielate ich ďalej, kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Odpovede/preposielať“ a vyberte podpis. Týmto sa tento podpis pridá automaticky vždy, keď odpoviete alebo prepošlete e-mail. Ak nechcete mať túto sadu, vyberte si (žiadny) namiesto toho.
- Teraz, keď je koniec, kliknite na OK tlačidlo pre návrat späť, uloženie podpisu a návrat k vašej novej správe.
- Je dôležité si uvedomiť, že aktuálna správa, v ktorej ste vytvorili podpis, nebude obsahovať podpis. Z nejakého dôvodu sa podpis zobrazí iba v nasledujúcich správach. Ak ste sa tešili na používanie podpisu, budete ho musieť pridať ručne.
Manuálne vloženie podpisu
Pre novú správu, ktorú ste spustili za účelom vytvorenia podpisu, alebo pre tých z vás, ktorí si neželajú automatické nastavenie podpisu, stále môžete vložiť podpis manuálne.
Urobiť tak:
- Keď je vaša e-mailová správa otvorená, kliknite na kartu „Správa“ a vyberte ju Podpis .
- Tým sa otvorí rozbaľovacia ponuka so všetkými uloženými podpismi, ktoré ste vytvorili. Kliknutím na podpis vyberte z možností podpis, ktorý chcete použiť. Teraz sa objaví vo vašej aktuálnej správe.
Pridanie loga alebo obrázka k podpisu
Značky vo všeobecnosti vyžadujú logá. Ak chcete k podpisu pridať obrázok, napríklad logo alebo ikonu sociálnych médií:
- Otvorte novú e-mailovú správu a kliknite na kartu „Správa“.
- Kliknite na Podpis a potom Podpisy .
- Vyberte podpis, ku ktorému chcete pridať logo alebo obrázok, jeho výberom v poli „Vybrať podpis na úpravu“.
- Klikni na Pridať obrázok nájdite obrázok, ktorý chcete pridať, zo súborov v počítači a potom vyberte Vložiť .
- Veľkosť obrázka alebo loga môžete zmeniť kliknutím pravým tlačidlom myši na obrázok a výberom Obrázok z možností ponuky. Kliknite na záložku „Veľkosť“ a pomocou poskytnutých možností zmeňte veľkosť obrázka podľa vašich požiadaviek.
- Ponechajte začiarknuté políčko „Zamknúť pomer strán“, aby sa zachovali proporcie obrazu.
- Keď sa veľkosť obrázka zmení a bude pripravený na použitie, kliknite OK .
- Pokračujte kliknutím na OK znova, aby ste uložili všetky zmeny, ktoré ste práve vykonali vo svojom podpise.
Verzie programu Microsoft Outlook 2007 – 2010
Ak chcete vytvoriť nový podpis pomocou staršej verzie programu Microsoft Outlook:
- Rozhodnite sa vytvoriť novú správu.
- Kliknite na kartu „Správa“ a vyberte Podpis zo sekcie „Zahrnúť“.
- Keď sa objaví, kliknite na Podpisy.
- Na karte „Podpis e-mailu“ kliknite na tlačidlo Nový .
- Zadajte názov pre svoj podpis a potom kliknite na OK tlačidlo.
- Do poľa „Upraviť podpis“ zadajte text, ktorý chcete zahrnúť do svojho podpisu.
- Text môžete naformátovať tak, že zvýrazníte text, ktorý chcete upraviť, a potom použijete tlačidlá štýlu a formátovania pre požadované možnosti.
- Pridaním ďalších prvkov, ako sú obrázky, hypertextové odkazy a elektronické vizitky, kliknite na miesto, kde sa má prvok zobraziť, a:
- elektronická vizitka – Kliknite na Vizitka a potom kliknite na jeden z kontaktov v zozname „Filed As“. Kliknite na OK tlačidlo.
- Hypertextový odkaz – Kliknite na Hypertextový odkaz a zadajte (alebo prilepte) adresu URL, ku ktorej bude váš odkaz pripojený text. Kliknite na OK tlačidlo.
- Obrázok/Obrázok – Kliknite na ikonu Obrázok, nájdite obrázok, ktorý chcete nahrať do svojho podpisu, vyberte ho a potom kliknite na OK tlačidlo.
- Po dokončení úprav kliknite na tlačidlo OK, aby ste dokončili vytváranie podpisu.
- Do e-mailu, ktorý máte práve otvorený na vytvorenie podpisu, sa podpis automaticky nepridá. Budete tak musieť urobiť ručne.
Pridanie podpisu do vašich e-mailových správ
Podpisy je možné pridávať automaticky alebo manuálne ku všetkým odchádzajúcim správam, odpovediam a preposielaniam. Na jeden odoslaný e-mail je možné použiť iba jeden podpis, takže ak sa rozhodnete automaticky nastaviť jeden podpis, bolo by najlepšie, keby bol podpis zameraný na širšie publikum.
Automatické vloženie podpisu do e-mailovej správy:
- Vytvorte nový e-mail.
- Prejdite na kartu „Správa“ a kliknite na položku Podpis, ktorá sa nachádza v časti Zahrnúť.
- Keď sa objaví, kliknite na Podpisy.
- Nájdite „Vybrať predvolený podpis“, kliknite na rozbaľovaciu ponuku „Zoznam e-mailových účtov“, vyberte e-mailový účet, ku ktorému chcete priradiť podpis.
- Vyberte podpis, ktorý chcete zahrnúť, výberom jedného zo zoznamu „Nové správy“.
- V prípade preposielania a odpovedí, ak chcete pridať podpis, vyberte podpis z rozbaľovacieho zoznamu „Odpovede/poslať ďalej. Kliknite (žiadny) ak si neželáte, aby bol podpis odoslaný spolu s odpoveďou a preposielajte e-mailové správy.
- Kliknite OK uložte nastavenia podpisu.
Ručné pridanie podpisu do e-mailovej správy:
- Vytvorte novú e-mailovú správu.
- Kliknite na kartu „Správa“.
- Kliknite na Podpis nájdete v sekcii „Zahrnúť“.
- Kliknutím priamo naň vyberte podpis, ktorý chcete vložiť.
Podpis sa teraz zobrazí vo vašej odchádzajúcej správe. Ak ste zvolili nesprávne alebo len chcete odstrániť podpis, ktorý ste pridali, zvýraznite podpis v správe a kliknite Odstrániť (alebo Backspace ) na klávesnici.
Používanie konta Microsoft Office 365 s Outlook.com
Pre tých, ktorí používajú Outlook na webe s kontom Microsoft Office 365, budete musieť vytvoriť podpis v oboch produktoch.
Vytvorenie a používanie e-mailových podpisov v Outlooku na webe:
- Prihláste sa do svojho konta Outlook.com a otvorte si svoj nastavenie kliknutím na Ozubené koleso ikonu v hornej časti stránky.
- Kliknite na Mail , potom Napíšte a odpovedzte .
- Zadajte svoj podpis do oblasti E-mailový podpis.
- Pomocou dostupných možností formátovania môžete zmeniť vzhľad svojho podpisu podľa svojich predstáv.
- Na jeden účet môžete mať iba jeden podpis.
- Ak chcete, aby sa podpis predvolene zobrazoval automaticky pre všetky budúce správy, začiarknite políčko „Automaticky zahrnúť môj podpis do nových správ, ktoré vytvorím“. Vďaka tomu budú mať všetky budúce e-maily váš podpis v spodnej časti.
- Preposielanie a odpovede budú musieť byť začiarknuté v poli „Automaticky zahrnúť môj podpis do správ, ktoré posielam ďalej alebo na ktoré odpovedám“.
- Ak nezačiarknete žiadnu z týchto možností, budete musieť ručne pridať svoj podpis do každej e-mailovej správy, ktorú napíšete.
- Po dokončení úprav kliknite Uložiť .
Ručné pridanie podpisu:
- Vo svojej poštovej schránke vyberte položku Nová správa.
- Napíšte celú správu a kliknite na ikonu s tromi bodkami.
- Tu si vyberte Vložte podpis .
- Keď je vaša správa pripravená na odoslanie, kliknite na Odoslať tlačidlo.