Napriek tomu, že existuje viac ako tridsať rokov, e-maily stále zaberajú voľný čas, otravujú, frustrujú a rozčuľujú. Neobvyklé e-maily nás tiež robia šťastnými, ale z väčšej časti sú to skôr fuška ako potešenie. Čo keby ste mohli automaticky označovať e-maily v Gmaile, triediť ich všetky, označovať štítkom a odstraňovať spam? Neuľahčilo by to život trochu?
Doručená pošta s vlastným monitorovaním je podľa mňa svätým grálom. Spam je možné odstrániť, marketingové a propagačné e-maily je možné označiť štítkom a odložiť na vedľajšiu koľaj a dôležité e-maily možno takto označiť a umiestniť do priečinka, kde ich uvidíte. Všetky e-mailové platformy hovoria, že ponúkajú tento druh organizácie, ale podľa mojich skúseností ich poskytuje iba jedna. Gmail.
Funkcia štítkov doslova zmenila spôsob, akým používam Gmail. Teraz môžem s istotou používať túto e-mailovú adresu na ponuky poistenia, prihlasovanie sa na nové webové stránky a všetky tie činnosti, ktoré by zvyčajne skončili lavínou spamu. Stále posielajú tú lavínu, ale teraz to nezahltí moju doručenú poštu.
Automaticky označujte e-maily v Gmaile
Štítky vám pomôžu pretriediť všetky vaše e-maily a usporiadať ich prehľadným spôsobom. Štítky pre priečinky hovoria o službe Gmail a pomocou týchto štítkov dokážu automaticky identifikovať, klasifikovať a potom organizovať všetky prichádzajúce e-maily.
Nastavením štítku Poistenie môžem napríklad označiť všetok bežný spam a marketing z poistných ponúk od môjho poisťovateľa a poslať ho do tohto priečinka. Potom si ich môžem prečítať alebo hromadne vymazať, ako uznám za vhodné. Môžem to opláchnuť a opakovať toľkokrát, koľkokrát chcem, pre akýkoľvek predmet alebo odosielateľa, ktorý zaplaví moju doručenú poštu.
Vytvorme štítok nevyžiadanej pošty, ktorý roztriedi všetok spam, ktorý vlastný filter Gmailu nezachytí.
- V ľavej ponuke vyberte položku Vytvoriť štítok. Ak sa nezobrazuje, vyberte položku Viac.
- Pomenujte svoj nový štítok nejako zmysluplne a vyberte položku Vytvoriť.
- Vyberte svoj nový štítok a vyberte šípku nadol vo vyhľadávacom paneli v hornej časti stránky.
- Do riadku Include The Words pridajte slovo „odhlásiť sa z odberu“.
- Vyberte položku Vytvoriť filter.
- Vyberte položku Použiť štítok a vyberte štítok, ktorý ste vytvorili.
- Začiarknite políčko vedľa ostatných požadovaných operátorov. Označiť ako prečítané je užitočné.
- Vyberte položku Vytvoriť filter.
Teraz zakaždým, keď príde spam alebo marketingový e-mail, Gmail v ňom vyhľadá slovo „zrušiť odber“ a označí ho a presunie. Keďže väčšina legitímneho spamu toto slovo niekde obsahuje, je to najužitočnejší operátor, ktorý možno použiť pri riešení spamu.
Označte pracovné e-maily v Gmaile
Pre iné e-mailové filtre, napríklad od priateľov alebo z práce, môžete pridať štítok ich mena, e-mailovú adresu @worplace.com alebo niečo iné jedinečné pre odosielateľa alebo typ e-mailu. Potenciál týchto značiek je obrovský.
Ak napríklad pracujete mimo kancelárie, môže byť užitočné nechať si poslať všetky pracovné e-maily do priečinka Práca, aby ste ich mohli rýchlo vidieť.
- V ľavej ponuke vyberte položku Vytvoriť štítok.
- Pomenujte svoj nový štítok Práca a vyberte Vytvoriť.
- Vyberte štítok Práca a vyberte šípku nadol vo vyhľadávacom paneli v hornej časti stránky.
- Pridajte poslednú časť e-mailovej adresy do riadku Od. Napríklad „@workplace.com“.
- Vyberte položku Vytvoriť filter.
- Vyberte Použiť štítok a vyberte štítok Práca.
- Vyberte položku Vytvoriť filter.
Odteraz sa budú všetky pracovné e-maily z danej domény „@workplace.com“ odosielať do priečinka Práca, ktorý bol vytvorený v ľavom paneli. Keďže sme nepridali žiadnych operátorov, nebudú označené ako prečítané a vedľa priečinka uvidíte počet e-mailov.
Vylúčenie e-mailov zo štítkov
Ak zistíte, že určité e-maily sú zachytené v týchto štítkoch, ktoré by nemali byť, môžete ich odstrániť pomocou vylúčení. Ak si napríklad chcete ponechať určité bulletiny, ktoré tiež používajú „odhlásiť sa“ a zachytia sa vo filtri vyššie, môžete ich vylúčiť pomocou operátora „-“.
Stačí pridať –(*@e-mailová adresa.com) do časti Od filtra a nebudú zahrnuté. Znak * je zástupný znak, ktorý zachytí akúkoľvek adresu z danej domény a znak „-“ hovorí Gmailu, aby adresu do štítka nezahrnul.
V Gmaile môžete vytvoriť toľko štítkov, koľko chcete, a nechať ich robiť najrôznejšie veci od triedenia spamu po filtrovanie práce, skupín, koníčkov alebo čohokoľvek iného. Ak vaša doručená pošta praskala vo švíkoch z príliš veľkého množstva odpadu a vy ste v dôsledku toho prichádzali o užitočné e-maily, je to veľmi jednoduchý spôsob, ako získať späť kontrolu.
Ak by Gmail nejako dokázal prísť s doplnkom, ktorý by ma mohol automaticky odhlásiť zo stoviek odpadových e-mailov, ktoré dostávam týždenne, bol by to naozaj ten najlepší e-mail!