Gmail je bezpochyby najobľúbenejšou e-mailovou službou. Funguje skvele s aplikáciami tretích strán na synchronizáciu obsahu naprieč rôznymi protokolmi. Ponúka vám tiež dobré možnosti automatizácie, správy a triedenia vašich e-mailov.
Robí sa to pomocou inteligentných štítkov, ktoré možno použiť ako priečinky a existuje niekoľko predvolených štítkov, ktoré by mali automaticky triediť prichádzajúce správy. Pravdupovediac, nastavenie a naprogramovanie všetkého môže chvíľu trvať. Získate však čistú a neprehľadnú doručenú poštu a bude jednoduchšie hromadne vyberať a triediť všetky e-maily.
Čo sú to inteligentné štítky?
Inteligentné štítky štandardne rozdeľujú prichádzajúce e-maily do piatich kategórií. Toto sú:
Sociálne siete – tento štítok obsahuje e-maily zo zoznamovacích služieb, sociálnych médií a iných webových stránok na zdieľanie médií.
- Aktualizácie – Vaše digitálne účtenky, účty, potvrdenia, ako aj finančné výkazy skončia v štítku Aktualizácie.
- Primárny – Správy, ktoré nepatria nikam inam, a osobné e-maily budú označené ako Hlavné.
- fóra – E-maily o správach z online násteniek, skupín a fór sa zobrazujú na karte Fóra.
- propagácie – Nepríjemné e-maily a marketingové kampane sa posielajú do propagačných akcií.
Poznámka: Gmail je veľmi dobrý vo filtrovaní e-mailov do štítkov, pokiaľ ich máte povolené a správne nakonfigurované. Niektoré z nových e-mailov však môžu stále skončiť na karte Hlavné.
Konfigurácia inteligentných štítkov
Google vám umožňuje vybrať si, ktoré inteligentné štítky sa zobrazia vo vašej doručenej pošte. V ponuke konfigurácie môžete napríklad odstrániť propagácie alebo sociálne siete z doručenej pošty. To je to, čo musíte urobiť.
Krok 1
Kliknutím na ikonu ozubeného kolieska v pravom hornom rohu obrazovky vstúpite do ponuky Nastavenia. Potom kliknite na „Zobraziť všetky nastavenia“.
Krok 2
Teraz vyberte „Doručená pošta“ a kliknite na pole pred menovkami, ktoré chcete dostať do doručenej pošty. Ak skutočne nepotrebujete e-maily o propagácii alebo sociálnych sieťach, pokojne nechajte všetko nezačiarknuté. Po dokončení kliknite na „Uložiť zmeny“ na potvrdenie a môžete začať.
Používanie filtrov na automatické triedenie e-mailov
Filtre slúžia na automatické triedenie e-mailov a ich priraďovanie pod správny štítok. Ako už bolo uvedené, predvolené filtre robia celkom dobrú prácu samy o sebe a môžete si nastaviť aj vlastné.
Krok 1
Spustite Gmail a kliknite na malú šípku nadol vo vyhľadávacom paneli (šípka je úplne vpravo na paneli). Spadne digitálny formulár a musíte vyplniť príslušné sekcie.
Krok 2
Formulár je pomerne obsiahly a obsahuje e-mail odosielateľa a príjemcu, predmet, veľkosť, dátum atď. Pole „Zahŕňa slová“ je celkom zaujímavé, pretože umožňuje zadať cieľové kľúčové slová a odosielať spam priamo do digitálneho zabudnutia.
Krok 3
Po vyplnení polí kliknite na Vytvoriť filter a zobrazí sa ďalšie vyskakovacie okno, potom by ste mali zvoliť „Preskočiť doručenú poštu (Archivovať)“. Týmto spôsobom zabezpečíte, že filtrované e-maily sa vyhnú vašej doručenej pošte a zobrazia sa iba pod určeným štítkom. Mali by ste tiež vybrať možnosť „Použiť filter aj na 15 zodpovedajúce konverzácie“, ktorý sa nachádza v spodnej časti kontextového okna.
Krok 4
Vedľa položky „Použiť štítok“ je rozbaľovacia šípka, kliknite na túto šípku a vyberte štítok, ktorý zodpovedá filtrovaným e-mailom.
Tip odborníka: Google neobmedzuje vaše možnosti na predvolené štítky. Kliknite na „Nový štítok“ a vytvorte si vlastný štítok, ktorý zodpovedá vašim potrebám.
Krok 5
Nakoniec znova kliknete na „Vytvoriť filter“ a všetky filtrované e-maily sa presunú z vašej doručenej pošty do štítku. Platí to aj pre staré e-maily, ktoré ste dostali od daného odosielateľa. Ak vyberiete možnosť Všetky správy alebo prejdete na príslušný filter, môžete si zobraziť ukážku filtrovaných e-mailov.
Dôležitá úvaha
Filtrované správy sa zobrazujú v príslušných priečinkoch, keď používate e-mailového klienta na prístup k službe Gmail prostredníctvom protokolu IMAP. Na druhej strane to neplatí, keď používate POP Gmail. Tentoraz sa filtrované správy zobrazia so všetkými novými správami.
Export a import filtrov
Možno ste to nevedeli, ale Google vám umožňuje exportovať a importovať filtre. To môže byť skutočným záchrancom, ak potrebujete prejsť na nového e-mailového klienta.
Ak chcete exportovať filtre, otvorte Nastavenia Gmailu, kliknite na „Zobraziť všetky nastavenia“ a vyberte kartu „Filtre a blokované adresy“. Vyberte filter, ktorý chcete exportovať, a kliknite na „Exportovať“. Získate súbor .xml, ktorý je možné upravovať pomocou textového editora. Nie je však dôvod na to, aby ste tam robili nejaké úpravy, pretože filtre sa po nahratí ľahšie vymazávajú alebo menia.
Import filtrov je tiež celkom jednoduchý. Prejdite do spodnej časti stránky a vyberte „Importovať filtre“ a potom „Vybrať súbor“. Nájdite súbor .xml filtrov, kliknite naň a vyberte „Otvoriť súbor“. Gmail automaticky nedokončí akciu, musíte kliknúť na „Vytvoriť filtre“ na potvrdenie.
Skvelý trik: Najrýchlejší spôsob automatického triedenia dôležitých e-mailov je označiť ich hviezdičkou. Stačí kliknúť na malú hviezdičku vedľa dátumu a času a e-maily sa zobrazia v časti Označené hviezdičkou.
Poštár prichádza
Keď je všetko povedané a hotové, nastavenie automatického triedenia v Gmaile si vyžaduje určitý čas a úsilie. Používateľské rozhranie je však intuitívne, jednoducho sa používa a stačí to urobiť raz.
Používate e-mailového klienta na prístup k svojmu účtu Gmail? Aké vlastné štítky by ste chceli vytvoriť? Neváhajte a povedzte nám viac o svojich preferenciách v sekcii komentárov nižšie.