7 Problémy s tabuľkovým procesorom Excel a ako ich vyriešiť

Ak si potrebujete urobiť zoznam čohokoľvek, je lákavé vidieť Excel ako predvolené úložisko: koniec koncov, je to len malý zoznam položiek pre vás alebo niekoľkých blízkych kolegov.

7 Problémy s tabuľkovým procesorom Excel a ako ich vyriešiť

Možno potrebujete niečo sofistikovanejšie, ako napríklad vzorce na výpočty alebo programovanie makier na automatizáciu zberu a spracovania údajov.

Bohužiaľ, jednoduchosť, s akou môžete začať pracovať v Exceli alebo konkurenčnom tabuľkovom procesore, je tiež jedným z jeho najväčších problémov. To, čo začína ako malý projekt v Exceli, prerastie do niečoho masívneho, v ktorom momente môžete čeliť problémom s rýchlosťou a stabilitou alebo dokonca problémom s vývojom, ktorý nedokážete vyriešiť.

Okrem toho úlohy správy veľkých dát často predstavujú významné výzvy, ako je organizácia, implementácia, klasifikácia súborov, správa databáz, spolupráca používateľov a ďalšie. Na prelomenie štruktúry databázy stačí umiestniť údaje do nesprávnej oblasti, zadať údaje nekonzistentne alebo dokonca, že dvaja ľudia pracujú na rovnakom hárku. Niekoľko vecí sa môže pokaziť, čo môže spôsobiť oneskorenie a možnú stratu údajov.

Tento článok vysvetľuje najčastejšie problémy, ktoré sa vyskytnú pri používaní tabuliek programu Excel, ako ich riešiť a kedy je lepšie prejsť na databázu.

Problém č. 1: Úprava pre viacerých používateľov v Exceli

Keď systémy Excel organicky rastú, rýchlo narazíte na problémy, keď jeden používateľ otvorí zošit v ľubovoľnom konkrétnom čase a druhý dostane informáciu, že je už otvorený. Druhý používateľ môže zrušiť, počkať alebo zobraziť verziu len na čítanie. Sľub Excelu, že vám dá vedieť, keď druhá osoba opustí zošit, je hazard, pretože nekontroluje stav tak často a možno vás nikdy neosvetlí. Aj keď áno, niekto iný sa môže prihlásiť a otvoriť súbor pred vami.

Multi-user.jpg

Ak sa chcete vyhnúť efektom „sólo používateľa“, môžete použiť Excel Online (redukovaná webová verzia Excelu) alebo zapnúť Zdieľané pracovné zošity vlastnosť. Tu je rýchly sprievodca, ako zdieľať tabuľku.

  1. Otvorte požadovanú tabuľku a kliknite na Súbor na vrchu. Karta Súbor programu Excel
  2. Potom v ponuke na ľavej strane kliknite na zdieľam aby sa otvorilo nové okno. Ponuka Súbor Excel
  3. Teraz zadajte informácie o používateľovi, s ktorým chcete tabuľku zdieľať. Ponuka zdieľania Excelu

Údaje môžete tiež rozdeliť do niekoľkých zošitov, aby rôzni ľudia pracovali na rôznych zošitoch bez toho, aby si navzájom šliapali po nohách.

Problém č. 2: Zdieľané zošity programu Excel

Excel Online štandardne umožňuje viacero editorov, chýba mu však veľa funkcií. Služba nie je príliš uchádzačom o nič iné ako o najjednoduchšie úlohy. Aj keď funkcia Zdieľané zošity vyzerá, že by mala robiť svoju prácu, je plná obmedzení. Ak je zošit napríklad zdieľaný, nemôžete vytvoriť tabuľku ani odstrániť blok buniek.

Keď systémy Excel organicky rastú, narazíte na problém, že zošit môže otvoriť vždy iba jeden používateľ.

Existujú riešenia pre niektoré obmedzenia programu Excel online. Pre ostatných je to skôr vecou zmeny štruktúry zošita ako používania už nastaveného zošita – tento scenár však často prekáža. V dôsledku toho nie je možné používať zdieľaný zošit rovnakým spôsobom, akým by ste mohli používať obyčajný zošit pre jedného používateľa.

Zmeny v zdieľaných zošitoch sa medzi používateľmi synchronizujú pri každom uložení zošita. Táto akcia sa zaradí do časového plánu, napríklad vynúti uloženie každých päť minút. Réžia pravidelného ukladania a sledovania zmien každého používateľa je však pomerne veľká. Pracovné zošity sa môžu rýchlo zväčšiť a zaťažiť vašu sieť, čo spomaľuje ostatné systémy.

Problém č. 3: Prepojené zošity programu Excel

Rozdelenie údajov do viacerých zošitov môže poskytnúť riešenie problému úprav pre viacerých používateľov. Pravdepodobne však budú musieť mať medzi sebou prepojenia, aby sa hodnoty zadané v jednom použili v inom. Prepojenia medzi zošitmi sú tiež užitočné na uchovávanie samostatných údajov v samostatných súboroch namiesto toho, aby boli jednotlivé hárky v jednom zošite.

Nepríjemné je, že tieto prepojenia sú ďalším zdrojom frustrácie a nestability. Stávajú sa absolútne, vrátane úplnej cesty k zdrojovému zošitu, alebo relatívne, vrátane rozdielu medzi zdrojovou a cieľovou cestou. Aj keď to znie rozumne, Excel používa tajomné pravidlá na rozhodnutie, kedy použiť jednotlivé typy odkazov a zmeniť ich.

Pravidlá sa riadia niekoľkými možnosťami a tým, či sa zošity pred vložením odkazov uložili. Prepojenia sa tiež zmenia, keď zošit uložíte alebo otvoríte a použijete Uložiť ako vytvoriť duplikát namiesto kopírovania súboru pomocou Prieskumník súborov. Výsledkom všetkého tohto zmätku a neistoty je, že prepojenia medzi zošitmi sa ľahko prerušia a obnova z nefunkčných odkazov je časovo náročný proces. Nikto nemá prístup k dotknutým súborom.

Prepojené údaje sa aktualizujú iba pri otvorení súborov, pokiaľ na ne konkrétne nekliknete Údaje > Dotazy a pripojenia > Upraviť prepojenia > Aktualizovať hodnoty. Tu je rýchla ukážka.

  1. Otvorte požadovanú tabuľku a kliknite na ňu Údaje na vrchu. Ponuka Excel
  2. Teraz nájdite Dopyty &Spojenia a kliknite na Upraviť odkazy. Nastavenia Excelu
  3. Potom vyberte Aktualizovať hodnoty.

Ak vaše prepojenia nie sú medzi dvoma zošitmi, ale pokrývajú tri alebo viac, musíte otvoriť všetky zošity v správnom poradí, aby ste zabezpečili, že všetky aktualizované dátové procesy budú v správnom poradí, od prvého cez druhý po tretí. Ak zmeníte hodnotu v prvom zošite a potom otvoríte tretí, neuvidíte žiadne zmeny, pretože druhý zošit neaktualizoval svoje hodnoty.

Toto reťazenie údajov je logické, ale zvyšuje pravdepodobnosť, že informácie sú nesprávne alebo že sa pokúsite otvoriť zošit, ktorý už upravuje niekto iný.

Samozrejme, môžete sa pokúsiť úplne vyhnúť prepojeným zošitom, ale existuje šanca, že nakoniec zadáte rovnaké údaje do viac ako jedného zošita a s tým prichádza nebezpečenstvo, že ich zadáte zakaždým trochu inak.

Problém č. 4: Overenie údajov v Exceli

Chyby sa môžu vkradnúť do údajov v akomkoľvek počítačovom systéme: ľudia nesprávne zadávajú slová alebo transponujú číslice v číslach s monotónnou pravidelnosťou. Ak sa vaše údaje pri zadávaní neskontrolujú, budete mať problémy.

V predvolenom nastavení Excel akceptuje čokoľvek, čo používateľ zadá. Je možné nastaviť validáciu na vyhľadávacích zoznamoch, ale je ťažké ich udržiavať, najmä ak sa rovnaké pole používa na viacerých miestach. Ak používatelia musia zadávať ID dokumentov alebo zákaznícke referenčné čísla bez akejkoľvek kontroly, je ľahké spojiť nesprávne záznamy bez toho, aby si to uvedomovali. Integrita údajov systému sa fatálne naruší a akákoľvek analýza údajov je podozrivá.

Môžete už trpieť následkami problémov s overovaním údajov bez toho, aby ste si uvedomili hlavnú príčinu. Predstavte si situáciu, že máte zoznam faktúr v Exceli. Používateľ zadá meno odberateľa do každej faktúry trochu inak. Výsledkom je, že dostanete faktúry pre „Jones Ltd“, „Jones Limited“, „Jonse Ltd“ a „joness“. Možno si uvedomujete, že všetky odkazujú na rovnakú spoločnosť, ale Excel nie. Akákoľvek analýza údajov z faktúr, ako je napríklad kontingenčná tabuľka založená na zákazníkoch podľa mesiaca, prináša viacero výsledkov, keď by mal byť len jeden.

ženy.jpg

Problém č. 5: Navigácia v Exceli

Vo veľkých pracovných zošitoch je náročné sa orientovať. Záložky listov v spodnej časti okna sú hrozným mechanizmom na zorientovanie sa, keď je ich veľa. S väčším počtom kariet, ktoré je možné zobraziť na obrazovke, bude ťažké nájsť to, čo potrebujete. Tu je rýchly spôsob navigácie v hárkoch.

  1. V ľavej dolnej časti obrazovky kliknite pravým tlačidlom myši na tlačidlá so šípkami naľavo od názvov hárkov, čím zobrazíte Aktivovať hárok dialóg. Tlačidlo Aktivovať hárok programu Excel

Zobrazí sa iba prvých 20 hárkov, než budete musieť listovať v zozname. Neexistuje spôsob, ako triediť, zoskupovať alebo hľadať požadovaný hárok. Okno by malo vyzerať asi tak, ako je zobrazené nižšie. Okno aktivácie Excelu

Problém č. 6: Zabezpečenie Excelu

Do zošitov programu Excel môžete pridať zabezpečenie, ale je to plné problémov. Ochrana je zameraná oveľa viac na ochranu štruktúry zošita, a nie na ochranu údajov. Môžete sa pokúsiť zamknúť niektoré hárky a bunky, aby ste zabránili používateľom meniť štruktúru a vzorec, ale ak môžu vidieť údaje, zvyčajne môžu zmeniť niektoré alebo všetky z nich (pokiaľ nevykonáte nejaké kreatívne programovanie makier).

Problém č. 7: Problémy s rýchlosťou Excelu

Excel nie je najrýchlejšia aplikácia a jej programovací jazyk VBA je v porovnaní s profesionálnejšími programovacími jazykmi, ako je C#, pomalý. Tento scenár vychádza zo zamýšľaného použitia a flexibilnej povahy Excelu. Ide predsa o tabuľkový procesor. Áno, Excel VBA možno použiť na správu zoznamov údajov, ale to neznamená, že je to najlepšia voľba pre tento druh práce. Iné aplikácie sú na takéto úlohy vhodnejšie – hlavne preto, že sú na to vyslovene navrhnuté.

Použitie databázy pre štruktúrované dáta

Ak narazíte na niektorý z problémov uvedených v tomto článku, neignorujte ich. Existuje profesionálna odpoveď na ukladanie štruktúrovaných údajov, známych ako databáza. Nemusí to byť strašidelné ani drahé a malo by vám to umožniť logicky premýšľať o vašich údajoch, o tom, ako sú navzájom prepojené a ako s nimi interagujete.

Poznámka: Ak prechádzate z tabuľkového procesora na databázu, neduplikujte návrh tabuľkového procesora otrocky, využite príležitosť a vylepšite ho.

K dispozícii sú univerzálne databázové aplikácie, pomocou ktorých môžete zostaviť riešenie na mieru. Prípadne môžete zistiť, že špecializovaná databázová aplikácia – už navrhnutá na vami požadovaný účel – je lacnejšia, rýchlejšia na implementáciu a lepšie sa hodí.

shutterstock_251280265.jpg

Napríklad, ak máte zoznam zákazníkov a podrobnosti o všetkých vašich interakciách s nimi, považuje sa to za systém riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM). Napriek svojmu vymyslenému názvu je CRM systém špecializovanou databázou. Podobne aj balíky účtov ako QuickBooks a Sage sú špecializované databázy. Ak nemôžete nájsť vopred zostavenú aplikáciu, ktorá by vyhovovala vašim konkrétnym potrebám, môžete si ju zostaviť sami alebo si ju nechať vyrobiť od vášho IT oddelenia alebo konzultanta.

Najbežnejším typom databázy je relačná databáza, ktorá ukladá svoje údaje do tabuliek a pozostáva z riadkov a stĺpcov. Každý riadok obsahuje údaje pre samostatnú položku. Každý stĺpec napríklad popisuje iný atribút predmetu, ako je meno zákazníka alebo úverový limit.

Na vytvorenie záznamu stačí zadať údaje zákazníka len raz a potom ich môžete použiť na ľubovoľnom počte faktúr.

Tabuľky majú medzi sebou definované vzťahy, takže povedzme faktúra nesie ID zákazníka. Tento proces znamená, že môžete jednoducho nájsť všetky faktúry pre konkrétneho zákazníka alebo získať telefónne číslo zákazníka z konkrétnej faktúry. Údaje o zákazníkovi stačí zadať raz, aby ste vytvorili záznam o zákazníkovi, a potom ich môžete použiť na toľko faktúr, koľko potrebujete, bez toho, aby ste ich museli znova zadávať. Ak chcete vytvoriť databázu, musíte definovať tieto tabuľky a vzťahy a potom definovať rozloženia obrazovky, ktoré chcete použiť na zoznam a úpravu údajov.

Existujú desiatky databázových aplikácií. Niektoré sa ľahko používajú a vykonávajú celú prácu, čo vám umožňuje definovať tabuľky, obrazovky na zadávanie údajov a zostavy. Iné sú plnohodnotnejšie v špecifických oblastiach, ale vyžadujú iné nástroje na vykonanie kompletnej práce.

Napríklad program môže byť spoľahlivý pri definovaní tabuliek a vzťahov a má robustné analytické a reportovacie funkcie. Aplikácii však v konečnom dôsledku chýbajú akékoľvek nástroje na určovanie obrazoviek na zadávanie údajov. Microsoft SQL Server je jasným príkladom. Ako pri iných veľkých databázových systémoch, SQL Server sa stará o back-end a očakáva, že na vývoj front-endu použijete iný nástroj, ako napríklad Visual Studio.

Ktoré možnosti databázy sú pre vás vhodné?

Možnosť databázy č. 1: Microsoft Access

Access je jedným z praotcov desktopových databáz. Je ľahko použiteľný, no zároveň ľahko zneužiteľný. Môžete navrhovať tabuľky, obrazovky a zostavy úplne od začiatku alebo začať od šablóny. Niektoré zo šablón sú zjavne americké a nie vždy učia osvedčené postupy, ale rýchlo vám pomôžu začať. Obrazovky a programovacie funkcie môžu byť dosť sofistikované. Svoju hotovú aplikáciu môžete nasadiť iným používateľom prostredníctvom intranetu (NIE internetu), než sa spoliehať na zdieľanie súborov.

Access.jpg

Možnosť databázy č. 2: Microsoft SharePoint

SharePoint je databáza, ako aj mechanizmus na ukladanie dokumentov. Môžete ho použiť na zostavenie jednoduchých zoznamov a ich prepojenie. Form Designer je mierne prepracovaný, no stále je možné ho prispôsobiť. Užitočná je schopnosť SharePointu „chytiť“ zoznam údajov nahromadených v Exceli a umiestniť ich do vlastného zoznamu. Program sprístupňuje vlastný zoznam každému vo vašej sieti a umožňuje vám pridať zabezpečenie, aby ste obmedzili, kto čo môže s týmito údajmi robiť. SharePoint môžete požiadať, aby vás upozornil e-mailom vždy, keď niekto pridá, upraví alebo odstráni záznamy. Ak ukladáte údaje týkajúce sa ľudí, položiek kalendára alebo úloh, môžete tieto údaje synchronizovať s aplikáciou Outlook.

Možnosť č. 3 databázy: Zoho Creator

Zoho Office je webová aplikácia, ktorá obsahuje databázu, ktorá využíva funkciu drag-and-drop na rozloženie svojich formulárov jednoduchým a intuitívnym spôsobom. Proces drag-and-drop sa používa aj na programovanie interakcií a pracovných postupov. Ako webová služba sú vaše údaje a aplikácie dostupné odkiaľkoľvek s jednoduchým zabezpečením, aby boli vaše údaje súkromné. Zoho účtuje poplatky za používateľa za mesiac, ale obmedzuje počet záznamov, ktoré môžete uložiť za stanovenú cenu. Program stojí navyše pri ukladaní väčšieho množstva údajov alebo pri iných funkciách, ako je integrácia e-mailu.

Používanie tabuliek programu Excel

Ako vidíte, Excel ponúka veľa funkcií, ale v niektorých oblastiach v každej z nich chýba. Niekedy iná aplikácia zvládne prácu lepšie, najmä ak je navrhnutá špeciálne pre danú úlohu. Inokedy Excel funguje dobre, napríklad v prípade menších databáz, pokiaľ viete, ako predchádzať problémom.

Máte pri používaní Excelu nejaké bežnejšie problémy? Podeľte sa o svoje myšlienky v komentároch nižšie.