Pre mnohých je vytvorenie klonu alebo kópie e-mailových konceptov nevyhnutnou súčasťou ich práce. Našťastie je to možné pomocou e-mailových šablón, čo je funkcia, ktorá je už v Gmaile zabudovaná.
Či už sa pokúšate vytvoriť všeobecný e-mail na automatické odpovede na otázky a platby, alebo len hľadáte skratku v čase odpovede na e-mail, Gmail má to, čo hľadáte. V tomto článku vám pomôžeme začať vytvárať vlastné e-mailové šablóny na väčšine hlavných zariadení.
E-mailové šablóny
Šablóny e-mailov sú záchranou všetkých vlastníkov malých firiem alebo tých, ktorí hovoria o rovnakých veciach v rovnakých druhoch e-mailov. Používam ich odvtedy, čo som začal podnikať, a za tie roky mi ušetrili mnoho stoviek hodín.
E-mailové šablóny môžu tiež spôsobiť, že budete vyzerať profesionálnejšie. Môžete reagovať rýchlejšie a jednoduché „Ďakujeme za váš e-mail, jeden z našich tímov vás bude kontaktovať priamo do 24 hodín“ môže zákazníkovi spôsobiť, že si ho váži. Vzhľadom na to, aké ľahké je to urobiť, vrelo odporúčam ich použitie.
Vytváranie e-mailových šablón v Gmaile na PC
Šablóny hovorov v Gmaile sú vopred pripravené odpovede a pred ich použitím musíte túto funkciu povoliť. Po dokončení si môžete vytvoriť toľko e-mailových šablón, koľko chcete.
- Otvorte Gmail a prihláste sa.
- Teraz vyberte ikonu ozubeného kolieska Nastavenia v pravom hornom rohu obrazovky.
- Ďalej kliknite na Zobraziť všetky nastavenia.
- Teraz kliknite na Pokročilé.
- Potom, ak ešte nie je, vyberte Povoliť pre Šablóny a kliknite Uložiť zmeny.
- Po opätovnom načítaní Gmailu kliknite na Skladať.
- Zadajte text, ktorý chcete pre šablónu, a potom kliknite na Viac (tri zvislé bodky).
- Potom kliknite na Šablóny > Uložiť koncept ako šablónu > Uložiť ako novú šablónu.
- Nakoniec šablónu pomenujte a vyberte Uložiť.
Vytváranie e-mailových šablón v službe Gmail v systéme Android
Podobne ako v počítači si môžete vytvoriť šablónu na svojom zariadení so systémom Android.
- Otvorte aplikáciu Gmail a kliknite na Skladať tlačidlo (+).
- Teraz zadajte svoj e-mail a kliknite na Viac tlačidlo (tri zvislé bodky).
- Vyberte Uložiť koncept z rozbaľovacej ponuky.
Vytváranie e-mailových šablón v Gmaile na iPhone
Na prácu s Gmailom si budete musieť nainštalovať aplikáciu, ako napríklad Šablóny e-mailov, alebo použiť vstavanú aplikáciu Poznámky na vytvorenie šablón e-mailov.
- Otvorte aplikáciu Gmail, prejdite nadol a kliknite na položku Skladať tlačidlo (ikona papiera a pera).
- Ak ste si nainštalovali e-mailové šablóny, kliknite na e-mailovú tečku (tri vodorovné bodky) a vyberte možnosť Vložiť zo šablón pomocou cloudHQ.
Prípadne môžete šablónu vytvoriť pomocou aplikácie Poznámky.
- Vo vytvorenej e-mailovej šablóne kliknite na ikonu v pravom hornom rohu jej obrazovky a vyberte aplikáciu Gmail.
- Poznámka by sa teraz mala načítať do tela e-mailu.
Používanie vašej e-mailovej šablóny
Teraz, keď ste vytvorili šablónu e-mailu, je čas ju použiť. Keď dostanete prvú príležitosť použiť šablónu, postupujte takto:
- Otvorte Gmail a kliknite na Skladať.
- Teraz kliknite na Viac.
- Potom prejdite na Šablóny > Vložiť šablónu a vyberte si šablónu e-mailu.
- Ďalej upravte podľa potreby a kliknite Odoslať.
To isté môžete urobiť aj pomocou Odpovedať.
Používanie vašej e-mailovej šablóny na automatické odpovede
Keď vezmeme šablónu e-mailu o krok ďalej, čo tak nastaviť pripravenú odpoveď ako automatickú odpoveď na prichádzajúci e-mail. Budete musieť zachovať svoju všeobecnú odpoveď, ale je to skvelý spôsob, ako potvrdiť objednávky alebo otázky a vybudovať dobrý vzťah so zákazníkom.
- Kliknite na ikonu na paneli vyhľadávania v hornej časti obrazovky.
- Teraz zadajte svoje kritériá pre vyhľadávanie a vyberte Vytvorte filter.
- Ďalej kliknite na začiarkavacie políčko pre Odoslať šablónu, vyberte šablónu, ktorú chcete odoslať, a potom kliknite na Vytvorte filter znova.
Teraz vždy, keď sú splnené kritériá filtra, Gmail automaticky odošle vašu pripravenú odpoveď. Toto je ideálne pre potvrdenia alebo aktualizácie a dá sa nastaviť na spustenie viacerými spôsobmi. Nie je možné, aby som ich tu všetky vymenoval, ale vo svojich e-mailoch spoznáte vzor, ktorý môžete použiť. Napríklad všetky e-maily sa odosielajú na vašu e-mailovú adresu „[email protected]“ alebo akýkoľvek e-mail obsahujúci slovo „Objednávka“. Dostanete nápad.