Asana je jedným z najpoužívanejších nástrojov spolupráce na svete. S miliónmi klientov je vynikajúci pre každého nadšenca produktivity. Okrem toho má dostatočnú flexibilitu a nástroje na to, aby dobre spolupracoval s malými projektmi a úlohami, ako aj s veľkými firemnými projektmi. Tím Asana každý rok vyvíja a vydáva nové funkcie, aby používateľom poskytol užitočné funkcie projektového manažmentu, ako je napríklad časová os a zobrazenie zoznamu.
V tomto článku sa budeme zaoberať všetkým, čo potrebujete vedieť o používaní značiek v Asane. Popíšeme tiež, ako pridávať komentáre, spravovať opakujúce sa úlohy a zobrazovať všetky značky, aby sa zabezpečilo, že sa vaše projekty budú riešiť včas.
Ako pridať značky do Asany
Tagy sú užitočným nástrojom, ktorý poskytuje ďalšiu úroveň kontroly pre akýkoľvek projekt alebo úlohu. Môžete ich použiť na sledovanie pokroku vášho projektu alebo ich podľa toho kategorizovať. Okrem toho môžete vidieť všetky značky pre každý projekt a keď na značku kliknete, uvidíte všetky úlohy, ktoré sú s ňou spojené.
Takto môžete pridať značku k akejkoľvek úlohe Asana:
- Otvorte Asana.
- Prejdite na projekt, na ktorom pracujete.
- Kliknite na ikonu s tromi bodkami v pravom hornom rohu.
- Kliknite na „Pridať značky“.
Ak sa ponáhľate a hľadáte konkrétne úlohy, skúste stlačiť klávesovú skratku „Tab + T“ a okamžite uvidíte všetky značky spojené s vaším projektom a nájdete všetky správne informácie. Ďalšou skvelou funkciou je, že svojim štítkom môžete pridať farbu a rozpoznať ich ešte rýchlejšie. Môžete použiť zelenú pre niečo schválené alebo červenú, ak dôjde k oneskoreniu alebo neočakávanému problému.
Ako zobraziť všetky značky v Asane
V súčasnosti nie je možné získať prístup ku všetkým vašim štítkom v Asane. Na bočnom paneli však môžete vidieť najpoužívanejšie značky a vyhľadať tie, ktoré potrebujete alebo ktoré ste nedávno použili. Ak má vaša organizácia viac ako sto značiek, pravdepodobne by bolo lepšie použiť na ich nájdenie API alebo API Explorer. Zaberie vám to trochu času, pretože to nie je jednoduchý proces, ale nakoniec uvidíte všetky svoje značky.
Tu je niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť:
- Po kliknutí na značku sa zobrazia všetky úlohy označené touto značkou.
- V prípade potreby môžete zmeniť farbu značky a premenovať ju.
- Keď začnete písať názov značky, mnohé z nich uvidíte ako odporúčanie.
Ako pridať opakujúcu sa úlohu v ásane
Každý tím musí mať opakujúce sa úlohy, pretože sú najlepším spôsobom, ako každému pripomenúť, čo treba urobiť. V Asane sa opakujúce sa úlohy duplikujú do novej úlohy s iným termínom vždy, keď dokončíte predchádzajúcu. Majte na pamäti, že ak sa rozhodnete nastaviť veľkú úlohu na opakovanie, nerobte to s pripojenými malými podúlohami, pretože sa začnú duplikovať a v kalendári ich budete mať príliš veľa.
Tu je návod, ako môžete premeniť akúkoľvek úlohu na opakujúcu sa úlohu:
- Otvorte úlohu v Asane.
- Klepnite na časť „Dátum splatnosti“.
- Pod kalendárom si všimnete „Nastaviť možnosť opakovania“.
- Kliknite naň a kliknite na „Hotovo“.
Môžete tiež upraviť, ako často chcete, aby sa vaša opakujúca sa úloha zobrazovala, či už sa bude opakovať týždenne, mesačne alebo v určitom intervale. Všetky tieto možnosti sa nachádzajú v časti „Dátum dokončenia“, kde môžete určiť čas a dátum pre každú opakujúcu sa úlohu.
Ak chcete, aby sa vaša úloha opakovala počas týždňa, budete musieť vybrať možnosť „Týždenne“ a označiť dni. Ak potrebujete, aby sa úloha opakovala štvrťročne, nastavte ju na opakovanie „Mesačne“ a opakujte každé tri mesiace. Ak ide o úlohu, ktorú budete musieť robiť dvakrát do roka, použite možnosť „Mesačne“ a vyberte opakovanie po šiestich mesiacoch. Ak chcete úlohu odstrániť, v sekcii opakovania zvoľte „Nikdy“ a úloha sa prestane opakovať.
Ako pridať novú značku v Asane
Tagy sú nevyhnutné pre každý projekt alebo aktívnu úlohu v Asane. Označujú úlohy a zároveň umožňujú každému sledovať svoj pokrok. Dva hlavné prvky každej značky sú kľúčové slovo a farba.
Kľúčové slovo vám môže pomôcť kategorizovať všetky vaše úlohy a poskytnúť vám hľadané slová, ktoré môžete zadať vždy, keď potrebujete nájsť konkrétne úlohy. Pokiaľ ide o farbu, môže fungovať ako vizuálny prvok vyhľadávania. Používanie štítkov je jednoduché, keď ich váš tím už vytvoril. Keď však potrebujete začať od nuly, práve vtedy sa veci môžu trochu skomplikovať, pretože budete musieť vytvoriť kompletný systém.
Tu je postup, ako vytvoriť novú značku:
- Otvorte úlohu alebo projekt.
- Vedľa existujúcej značky uvidíte znak „+“.
- Zadajte názov novej značky.
- Klepnite naň a v spodnej časti rozbaľovacej ponuky uvidíte „Vytvoriť značku pre (zadaný názov značky)“
Kedykoľvek začnete písať novú značku, všimnete si, že získate všetky podobné názvy značiek. Týmto spôsobom nebudete musieť tráviť veľa času hľadaním konkrétneho. Ak ste vytvorili novú značku a zistili ste, že obsahuje preklep, môžete ju rýchlo odstrániť a vytvoriť opravenú. Tu je postup, ako môžete odstrániť značku:
- Otvorte svoju úlohu v Asane.
- Klepnite na ikonu šípky vedľa názvu projektu.
- Klepnite na „Odstrániť značku“.
Keď značku odstránite, všetci sledovatelia značky dostanú e-mail s informáciou o odstránení. Ak ste omylom odstránili značku s ID značky, môžete ju obnoviť po kontaktovaní tímu Asana. Z rozbaľovacej ponuky môžete tiež zdieľať adresu URL značky, synchronizovať ju s kalendárom a pridať farbu, aby ste zaistili, že si ju každý všimne hneď, ako otvorí danú úlohu.
Ako pridávať komentáre v Asane
Jednou z nových funkcií, ktoré Asana zaviedla, sú komentáre. Môžu poskytnúť ďalšie informácie o úlohe a zároveň umožniť spolupracovníkom klásť otázky a vidieť reakcie všetkých. Navyše tento spôsob komunikácie umožňuje každému získať okamžité odpovede.
Ak chcete pridať komentár, presuňte kurzor do poľa komentára a napíšte ho. Keď budete hotoví, kliknite na „Komentovať“ a všetci ho budú môcť vidieť.
Ak napíšete svoj komentár a zabudnete ho uverejniť, automaticky sa stane konceptom, takže ho môžete použiť inokedy. Ak chcete rýchlo začať písať komentár, môžete použiť aj príkaz „Tab + C“.
Ako premenovať značku v Asane
Keď používate veľa značiek, všetci členovia tímu musia byť pri ich pomenovaní na rovnakej stránke. Preto možno budete musieť niektoré z nich niekoľkokrát premenovať, kým neuvidíte, čo najlepšie funguje pre vaše tímy. Ak z nejakého dôvodu potrebujete premenovať novú značku, postupujte takto:
- Otvorte Asana.
- Prejdite na úlohu a kliknite na ikonu značky.
- Kliknite na šípku vedľa názvu projektu.
- V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť „Premenovať značku“.
Snažte sa vyhnúť vytváraniu duplicitných štítkov, pretože každý tím má svoj jedinečný spôsob používania štítkov a ich pomenovania. Niekedy si všimnete, že značky majú podobné názvy, ale používajú odlišné farby, a preto sa musíte uistiť, že nepremenujete dokonale funkčný názov.
Ďalšie často kladené otázky
Aký je najlepší spôsob použitia značiek v Asane?
Existuje mnoho spôsobov, ako používať značky v Asane. Jedným z najlepších pre mnohých používateľov je usporiadanie pracovného kalendára. Týmto spôsobom môžete použiť značky na sledovanie každej úlohy týždeň alebo mesiac. A sledovaním farieb môžete vidieť, čo sa deje s projektom. Je to fantastický spôsob, ako pracovať s akýmkoľvek typom správy obsahu, a svoju užitočnosť preukáže pri projektoch, ktoré majú veľa malých úloh.
Ďalším skvelým spôsobom, ako používať značky v Asane, je identifikovať vaše priority a výstupy. Bez podrobnej klasifikácie sa budú všetky úlohy zdať rovnako dôležité a dôležité nebudú mať prednosť. Pomocou značiek môžete prepojiť každú úlohu s jej kľúčovým výstupom, aby celý tím vedel, čo je naliehavé a čo nie.
Pre každý tím, ktorý sa zaoberá produktovým backlogom, je nevyhnutné mať systém, v ktorom má každá správa, požiadavka alebo úloha špecifický farebný štítok. Bez neho sa projekty môžu rýchlo stať chaotickými a vyriešenie vecí vám zaberie veľa času.
Sú značky a vlastné polia rovnaké?
Nie, pretože sa používajú na rôzne účely v rámci projektu alebo úlohy. Tagy slúžia na označenie funkcií a ich zoskupenie podľa dôležitosti alebo časti projektu.
Vlastné polia sa používajú, keď je potrebné zdieľať údaje medzi ľuďmi pracujúcimi na rovnakom projekte alebo keď potrebujete sledovať jednotlivé informácie v rámci viacerých projektov.
Tag a je to!
Asana je užitočná aplikácia na riadenie produktivity, ktorá vyvinula niekoľko nástrojov na zlepšenie spôsobu práce tímov. Pomocou značiek a komentárov sa môžete uistiť, že každý robí všetko, čo je v jeho silách, aby bol váš produkt úspešný, zatiaľ čo vy ho máte stále pod kontrolou. Tam sa značky osvedčia ako najužitočnejšie.
Teraz, keď viete viac o tom, ako značky fungujú a ako ich pridať do svojich projektov, budete môcť Asana využívať naplno. Aké sú vaše skúsenosti s používaním značiek? Už ste niekedy vytvorili nový?
Povedzte nám viac v komentároch nižšie.