Aplikácie na správu tímu sú skvelé na to, aby všetci v tíme boli na rovnakej stránke ohľadom organizácie. S Asanou môžu manažéri efektívne rozdeľovať úlohy a pridávať hosťujúcich členov do podporných tímov, aby poskytli ďalšiu pracovnú silu pre ich dôležité projekty.
Či už vediete tím alebo ste len členom, povieme vám všetko o zvládnutí projektového manažmentu a o tom, ako pridať hostí do vašej organizácie alebo tímu v Asane. Čítajte ďalej a dozviete sa viac.
Ako pridať hostí do Asany
Asana umožňuje spoločnostiam pridávať nových členov, aj keď nemajú e-mailovú doménu. Táto funkcia je užitočná na pridávanie nových spolupracovníkov do konkrétnych úloh alebo pridávanie zákazníkov, ktorí sledujú váš pokrok. Status hosťa umožňuje komukoľvek bez e-mailu s doménou organizácie stať sa hosťom organizácie.
Správcovia organizácií v Asane sú ľudia, ktorí majú oprávnenie pozývať a pridávať hostí. Môžu sa rozhodnúť, kto môže pridať nových členov, výberom toho, či môžu do tímu pozývať nových ľudí iba správcovia, členovia organizácie alebo všetci.
Tu je postup, ako pozvať hostí zo správcovskej konzoly:
- Otvorte Asanu a kliknite na tlačidlo „Členovia“ v pravom hornom rohu.
- Klepnite na tlačidlo „Pozvať členov“.
- Zadajte e-mailovú adresu osoby, ktorú chcete pozvať.
- Z rozbaľovacej ponuky vyberte projekt, ku ktorému ich chcete priradiť.
- Potvrďte kliknutím na „Odoslať“.
Tu sú kroky, ako niekoho pozvať, aby sa pripojil k projektu:
- Otvorte Asanu a projekt, do ktorého chcete pozvať nových hostí.
- Kliknite na ikonu „Členovia“ a otvorí sa okno „Zdieľať projekt“.
- Môžete pozvať nových členov tímu alebo hostí zadaním ich mena alebo e-mailovej adresy.
Ako pozvať ľudí do vašej organizácie
Najjednoduchší spôsob, ako pozvať nových členov alebo hostí do svojich projektov, je poslať im odkaz na pozvánku na zdieľanie. Používatelia Asana môžu zdieľať tieto odkazy na mnohých kanáloch, ako je Slack, Microsoft Teams, e-mail alebo dokonca prostredníctvom textovej správy. Odkazy na zdieľanie sú skvelé na pozývanie nových členov a e-mail je najlepší pre hostí.
Ak chcete niekoho pozvať do projektu, musíte urobiť toto:
- Otvorte Asana.
- Na ľavom bočnom paneli nájdite projekt, ktorý chcete zdieľať.
- Kliknite na tlačidlo „Zdieľať“ umiestnené v pravom hornom rohu.
- Vyberte, či chcete niekoho pozvať prostredníctvom e-mailu alebo odkazu na zdieľanie.
- Skopírujte odkaz na zdieľanie projektu.
Ak chcete niekoho pozvať do tímu, môžete to urobiť takto:
- Otvorte Asana.
- Kliknite na názov svojho tímu.
- Klepnite na tlačidlo „Pozvať“.
- Vo vyskakovacom okne sa rozhodnite, či chcete pozvať členov pomocou e-mailu alebo odkazu.
Ďalšie často kladené otázky
Môžete si nechať projekty a úlohy v Asane súkromné?
Áno, máte plnú kontrolu nad všetkými svojimi projektmi v Asane a môžete rozhodnúť o ich stave. Kontroly povolení vám umožňujú sledovať každú informáciu a jej viditeľnosť pre členov organizácie. Každý jednotlivec sa môže rozhodnúť, či chce niečo zdieľať iba so svojím tímom a spolupracovníkmi alebo so všetkými ostatnými v organizácii.
Ak sú úlohy súčasťou súkromného projektu, ich viditeľnosť je obmedzená len na spolupracovníkov pracujúcich priamo na projekte a jeho úlohách. Každý spolupracovník môže vidieť svoju úlohu alebo podúlohy, ale nemá prístup k úlohám iných ľudí, aj keď sú v rovnakej organizácii.
Niekedy, keď chcete, aby konkrétne informácie zostali medzi niekoľkými členmi tímu, môžete tieto projekty označiť ako súkromné alebo dokonca len na komentáre. Keď svoje úlohy nastavíte ako verejné, stanú sa dostupnými pre všetkých z vašej organizácie alebo tímu.
Keď sa rozhodnete zmeniť súkromie svojho projektu, musíte urobiť toto:
• Kliknite na „+“ v pravom hornom rohu.
• Tam uvidíte všetkých členov a hostí vo svojom tíme a navrchu uvidíte „Nastaviť ako súkromné“.
• Po kliknutí na „Urobiť súkromný“ bude váš projekt dostupný iba členom tímu.
Prípadne, ak chcete zmeniť stav úlohy na súkromný, musíte urobiť toto:
• Otvorte úlohu v Asane.
• Kliknite na „Make Private“ v pravom hornom rohu.
• Týmto spôsobom je úloha súkromná, ktorú si môžete zobraziť iba vy a ostatní spolupracovníci.
• Ak chcete, aby bola táto úloha súkromná, odstráňte všetkých spolupracovníkov v spodnej časti stránky.
Môžete pridať členov aj hostí do toho istého projektu?
V skutočnosti môžete do toho istého projektu pridať členov aj hostí. Keď budú v rovnakom tíme, budú si môcť navzájom vidieť mená a viac komunikovať. Ak sa dvaja hostia momentálne vidia ako „súkromný používateľ“, znamená to, že nepracujú na rovnakom projekte alebo nie sú v tom istom tíme. Keď sú priradení k rovnakému projektu, ich mená sa stanú viditeľnými.
Členovia môžu do organizácie pozývať hostí, ale konečné rozhodnutia prijímajú správcovia. Člen samozrejme môže pridávať hostí iba do projektov, na ktorých pracuje, a správca ich môže pridať do všetkých aktívnych projektov, ako aj do skrytých projektov.
Môžete mať v ásane viacero zverencov?
V súčasnosti nie je možné mať v Ásane viacerých zverencov. K jednej úlohe môže byť priradená iba jedna osoba, ktorá je zodpovedná za jej dokončenie.
Jedným zo spôsobov, ako zdieľať úlohu medzi rôznymi ľuďmi, je pridanie jednej alebo viacerých podúloh, kde môžete jednoducho zapojiť viacerých spolupracovníkov. Ďalším spôsobom je použiť možnosť „Priradiť kópie“ a nechať viac ľudí pracovať na kópiách rovnakej úlohy.
Integruje sa Asana do tímov?
Asana a Microsoft Teams spolu vytvorili úspešný nástroj na správu tímu. Pomocou Asana for Microsoft Teams môžu tímy spolupracovať efektívnejšie. V rámci tejto integrácie môžete použiť Teams na rozhovory so spolupracovníkmi a Asana na distribúciu úloh.
Tu je to, čo vám integrácia umožňuje:
• Sledujte úlohy, projekty a aktualizácie Asana v rámci Teams.
• Použite Teams na vyhľadávanie projektov v Asane.
• Vytvorte si vlastné upozornenia, ktoré fungujú na oboch platformách.
• Prispôsobte si všetky predvoľby upozornení.
• Používajte všetky súbory Microsoft Office a pripojte ich k projektom a úlohám Asana.
• Použite OneDrive na ukladanie všetkých dôležitých údajov pre úlohy a projekty Asana.
Čo môžu hostia robiť v Asane?
Hostia nemôžu mať rovnakú úroveň prístupu ako členovia organizácie. Okrem toho budú môcť vidieť iba informácie alebo súbory, ktoré sú s nimi konkrétne zdieľané alebo v rámci skupiny, v ktorej sú. Hostia môžu vidieť úlohy, projekty a verejné projekty, ktoré s nimi boli zdieľané, ale nemajú povolenie na úpravy. ich.
K dispozícii sú platené funkcie, ale pokiaľ ide o vytváranie, úpravu alebo dokonca odstraňovanie vlastných polí, nebude to možné, ak ste hosťom v Asane.
Hostia majú prístup takto:
• Hostia sa nemôžu stať členmi skupiny
• Hostia sa nemôžu stať členmi skupiny bez zmeny e-mailovej adresy
• Hostia nemôžu prehliadať iné tímy ani pristupovať k rôznym skupinám v rámci organizácie
Čo to znamená byť hosťom v organizácii?
Hostia sú používatelia, ktorí nemajú oficiálny e-mailový účet od spoločnosti. Dostanú pozvanie pomôcť tímu s jedným alebo viacerými projektmi. So statusom hosťa môžete komunikovať s klientmi, zákazníkmi alebo kýmkoľvek iným, kto pracuje na projekte. Vo vnútri organizácie však môžete vidieť iba to, čo s vami zdieľajú ostatní.
V Asane môžu hostia pridávať alebo upravovať hodnoty v rámci projektu alebo úlohy, ale nemôžu ich odstraňovať ani vytvárať nové. Okrem toho majú prístup ku všetkým prémiovým funkciám, ktoré im povolíte používať, okrem správy vlastných polí.
Môžu sa hostia navzájom vidieť?
Hostia sa môžu vidieť iba vtedy, ak spolu pracujú aspoň na jednom projekte. V opačnom prípade uvidia ostatných ako „súkromných používateľov“. Týmto spôsobom sa organizácia ubezpečí, že neuvidia svoje mená, pokiaľ na niečom spolu nepracujú.
Aký je rozdiel medzi hosťom a členom s obmedzeným prístupom?
Hostia a členovia s obmedzeným prístupom (LAM) sú na spodku firemného rebríčka. V podstate sú LAM už súčasťou organizácie, zatiaľ čo hostia sú dočasnými členmi tímu. Samozrejme, ak hosť prejaví talent a uspokojivé výsledky, môže sa stať LAM alebo dokonca členom.
Zatiaľ čo hostia nezdieľajú doménu spoločnosti a nezapočítavajú sa do plánu Asana, LAM majú firemnú e-mailovú adresu a počet miest v spoločnosti. Status hosťa existuje iba v rámci organizácií a LAM, ktoré sú súčasťou organizácií aj pracovných priestorov v Asane.
Vždy zostaňte na stope
Riadenie tímov nie je ľahká úloha, ale nástroje ako Asana vám môžu pomôcť zvládnuť pracovné zaťaženie a vytvoriť funkčné tímy, ktoré dodávajú načas. Je to nepostrádateľný nástroj pre každú profesionálnu spoločnosť, ktorý je vybavený špecifickou súpravou nástrojov, ktorá umožňuje správcom pridávať členov, hostí a meniť členov tímu niekoľkými kliknutiami.
Dúfame, že sme vám pomohli pochopiť, ako Asana funguje a ako z nej vyťažiť maximum. Navyše teraz viete, ako pridať hostí do svojho tímu a spravovať viditeľnosť všetkých svojich projektov.
Radi používate Asana? Používali ste ho s Microsoft Teams?
Povedzte nám o tom viac v sekcii komentárov nižšie.